บัญญัติ 10 ประการที่ต้องคำนึงในการวางระบบบัญชี

บางครั้งผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการอาจจะเกิดข้อข้องใจในการวางระบบบัญชีและ การควบคุมภายในว่า ในการวางระบบบัญชีจะก่อให้เกิดผลกระทบอย่างไร ต่อกิจการ หรือบางครั้งมีการวางระบบบัญชีที่วางโดยให้บุคคลภายนอกที่เป็นรูป ของบุคคลธรรมดาหรือองค์กรต่างๆแล้วแต่ ระบบต่างๆยังคงไม่สามารถที่จะใช้งาน ได้อย่างเต็มที่ หรือก่อนที่จะทำการวางระบบบัญช๊ควรจะคำนึงถึงอะไรบ้าง หรือ เมื่อวางระบบแล้วควรจะได้อะไรบ้าง ซึ่งข้อข้องใจต่างๆมักเกิดกับคนส่วนใหญ่ รวมถึงผู้เขียนด้วย ดังนั้นจึงเขียนบัญญัติ 10 ประการที่ ผู้วางระบบบัญชี , ผู้บริหาร และเจ้าของกิจการ ควรจะต้องคำนึง และ พิจารณา ถึงก่อนที่จะตัดสินใจ ทำการวางระบบบัญชีหรือจะทำการปรับปรุงใดๆมีผลกระทบเกี่ยวกับการทำงาน ไม่ว่าการ ปรับปรุงนั้นจะเรียกว่าอย่างไรตามศํพท์ที่บัญญติขึ้นไม่ว่าใหม่ หรือเก่าก็ตาม

1) อย่าทำการวางระบบบัญชีหรือปรับปรุงใดๆเกี่ยวกับการทำงานตามแฟชั่นหรือ ตามอย่างผู้อื่น โดยไม่มีความมุ่งมั่นและมีความปรารถนาตั้งใจจริง เนื่องจาก การทำระบบการทำงานจะต้องมีความครบถ้วนถูกต้องของรายการที่เกิดขึ้น และ การที่สามารถตรวจสอบหรือมีการสอบยันได้ในภายหลัง การกระทำการใดๆ ที่เป็นการหลีกเลี่ยงการบันทึกรายการบัญชีด้วยวัตถุประสงค์ใดๆก็ตามเป็นการเสี่ยง ต่อความสูญ เปล่าทั้ง ความพยายาม , ความตั้งใจ , เวลา และทรัพย์สินเงินทอง เนื่องจากจะได้ข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็นจริงเพื่อใช้ในการบริหารงาน

2) การวางระบบบัญชีที่ดีนั้นจะต้องมีการสอดคล้องไปกับธรรมชาติของการทำงาน และการดำเนินธุรกิจที่เป็นจริง ระบบต่างๆที่มีการสร้างขึ้นมาจะต้องไม่เป็น การขัดขวางต่อการดำเนินงานแต่ไม่ทำให้เกิดการผิดพลาดได้อย่างง่ายดาย และ ผู้ที่เป็นผู้ใช้งานข้อมูล , ผู้บริหาร หรือเจ้าของกิจการ ควรจะรู้ความต้องการของ ตนเอง ก่อนที่จะให้ผู้วางระบบบัญชีทำการวางระบบบัญชี เพื่อที่จะให้การวางระบบ สามารถ รองรับความต้องการของผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการได้

3) ระบบบัญชีที่มีการควบคุมภายในอย่างดีเยี่ยมสามารถป้องกันทุจริตอย่างได้ผลใ นทุกเรื่อง อาจไม่ใช่ระบบบัญชีที่ดีที่สุดเสมอไป แต่ระบบบัญชีที่ดี นั้นหมายถึง ระบบบัญชีที่มีความสอดคล้องกับการทำงานและมีการควบคุมภายในที่เหมาะสมกับ สภาพการดำเนินธุรกิจและขนาดของกิจการนั้นๆ รวมถึงจะต้องสอดคล้อง ต่อนโยบายในการดำเนินกิจการด้วย และพึงรำลึกไว้อยู่เสมอว่าระบบบัญชี และ การควบคุมภายในที่เหมาะสมใช้งานได้ดีในกิจการแบบเดียวกันแห่งหนึ่ง อาจไม่สามารถใช้ได้ดีกับอีกแห่งหนึ่งได้ เช่นเดียวกันกับระบบบัญชีที่ใช้ได้ อย่างมีประสิทธิภาพในกิจการประเภทเดียวกันที่ภูมิภาคหนึ่งอาจไม่สามารถใช้ได้ อย่างมีประสิทธิภาพในกิจการประเภทเดียวกันที่อยู่ในภูมิภาคอื่นได้เนื่องจาก สภาพแวดล้อมของการดำเนินธุรกิจ แต่ละแห่งรวมถึงประเพณีขนบธรรมเนียม และสภาพการดำเนินชีวิตของผู้คนในแต่ละภูมิภาคนั้นๆที่แตกต่างกัน

4) ระบบบัญชีที่ดีจะต้องมีการเสนอรายงานตามระยะเวลาที่เหมาะสม การเสนอ รายงานบางอย่างช้าเกินกว่าที่ควรจะเป็นแม้เพียงชั่วเวลาเดียวคุณค่าของรายงาน อาจจะเหลือเท่ากับศูนย์ หรือรายงานที่มากไปจะก่อให้เกิดการสับสน และแบ่งแยก ความสนใจในรายงานที่สำคัญไป

5) ควรเลิกเชื่อว่าระบบบัญชีและการทำงานต่างๆควรจะกำหนดหรือวางรูปแบบ มาจากฝ่ายบัญช ีหรือนักบัญชี หรือ หน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง แต่ การวางระบบ บัญชี มีความจำเป็นต้องใช้ศิลปและศาสตร์หลายแขนงไม่ใช้เฉพาะแต่บัญชี ดังนั้นระบบบัญชีที่ดีจะต้องเกิดขึ้นโดยกลุ่มคนที่ปฎิบัติงานมิใช่เกิดจากการวาง ระบบบัญชีโดยนักบัญชีแต่เพียงผ ู้เดียว การวางระบบบัญชีที่ดีและ เหมาะสมกับ กิจการจะต้องเกิดจาก การรวมตัว ของแผนกต่างๆในบริษัท และ นักบัญชี ที่มี ประสบการณ์ในการทำงานเกี่ยวกับบัญชี อย่างดีทั้ง บัญชีการเงิน , บัญชีบริหาร , บัญชีต้นทุน และบัญชีภาษีอากร โดยฝ่ายบัญชีหรือผู้วางระบบบัญชี อาจเป็นเพียง ส่วนหนึ่งในทีม ฝ่ายบัญชีหรือ ผู้วางระบบอาจเป็นเพียงผู้เสนอรูปแบบขั้นต้น , ติดตามผลและ รวบรวมจัดทำ ระบบทางเดินเอกสาร และรูปแบบเอกสารที่ สามารถใช้งานได้ เป็นคู่มือ ระบบบัญชี และการปฎิบัติงาน ซึ่งถ้าเป็นลักษณะนี้ ผู้วางระบบบัญชีหรือฝ่ายบัญชีจะต้องมี คุณสมบัติเพิ่มเติมคือจะต้องเป็นผู้มีใจกว้าง ที่จะยอมรับคำแนะนำหรือ ข้อขัดแย้งจากผู้อื่นและจะต้องได้รับการยอมรับ จากทุกๆฝ่ายโดยเฉพาะผู้บริหาร สามารถประสานงาน และ อธิบายเหตุผล ต่างๆได้อย่างชัดเจน กรณีที่ฝ่ายบัญชีไม่มีคุณสมบัติเพียงพอ อาจต้องพึ่งพา บุุคคลภายนอกที่มี คุณสมบัติมาชดเชย

6) ไม่มีระบบบัญชีใดๆที่สามารถใช้ได้ตลอดไปโดยไม่มีการปรับปรุงให้เหมาะสม ตามระยะเวลา เนื่องจากระบบบัญชีและการควบคุมภายในต่างๆเกิดจาก การสร้างสรรค์ โดยคน เมื่อมีการใช้งานไประยะเวลาหนึ่งจะมีการเรียนรู้ถึงจุดอ่อน ต่างๆที่เกิดขึ้นโดยผู้ปฎิบัติงาน ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพของระบบลดลง ดังนั้นจึงควรมีการประเมินเป็นระยะๆว่าระบบบัญชีนั้นยังคงเหมาะสมที่จะใช้ในการ ปฎิบัติต่อไปหรือไม่ หรือถึงเวลาที่จะต้องทำการปรับปรุงให้เหมาะสม

7) ระบบบัญชีและการควบคุมภายใน ที่จะกล่าวถึงในต่อๆไป จะเป็นแนวทางที่ จะประยุกต์ใช้ในการทำงานเกี่ยวกับการวางระบบบัญชีและการควบคุมภายใน แต่ดังที่กล่าวไว้ในข้อ 3) ว่าระบบบัญชีที่ดีทีสุดไม่ใช้ระบบที่มีการควบคุมภายใน ที่ดีที่สุดอีกทั้งในสภาพการดำเนินธุรกิจปัจจุบันที่การแข่งขัน สูง ดังนั้นการลด ขั้นตอน การดำเนินการเพื่อให้กิจการดำเนินธุรกิจ หรือสามารถบริการลูกค้า ได้อย่างรวดเร็ว มีความจำเป็นอย่างยิ่งยวด อาจทำให้เกิดความจำเป็นที่จะต้องตัด หรือ ลัดขั้นตอนบางอย่างหรืออาจก่อให้เกิดการบกพร่องในการควบคุมภายใน บางประการ ซึ่งการบกพร่อง หรือ ความจำเป็นในการแข่งขันนั้นๆ อาจสามารถ แก้ไขหรือทดแทนได้โดยใช้เทคโนโลยี่ และวิทยาการเกี่ยวกับ คอมพิวเตอร์ มาช่วยอย่างได้ผล แต่ไม่ใช่ในทุกกรณี

8) การใช้ระบบเทคโนโลยี่และวิทยาการเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ ที่จะช่วยในการทำงานและ ลดข้อบกพร่องบางประการ ที่อาจเกิดขึ้นตามข้อ 7) ควรคำนึงถึงความเหมาะสมและความคุ้มค่าของการ ลงทุนต่างๆด้วย

9) ไม่มีระบบบัญชีใดๆที่สำเร็จรูปเช่นเดียวกับซอฟแวร์บัญชีที่เหมาะสมกับกิจการ ทุกกิจการ ดังนั้นการวางระบบบัญชีจะต้องใช้เวลาในการติดตามผลและ แก้ไขระบบบัญชีและเอกสารที่จัดทำในขั้นต้นให้ เหมาะสมกับการทำงาน ของกิจการเพื่อให้พนักงานทำความเข้าใจและทดสอบการทำงานของระบบบัญชี อย่างน้อยหนึ่งไตรมาส( 4 เดือน ) หรือนานกว่านั้นก่อนทำเป็นคู่มือระบบบัญชี เพื่อใช้ในการอ้างอิงต่อไป เนื่องจากสภาพการดำเนินธุรกิจในบางประเด็น ปัญหาอาจเกิดจากความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของผู้ใช้ข้อมูล หรือผู้บริหาร หรือเกิดจากสภาพการดำเนินธุรกิจที่เปลี่ยนไป หรือบางครั้งอาจเกิดปัญหา ในรายละเอียด ในการปฎิบัติงานขึ้นในภายหลังซึ่งอาจต้องมีการปรับปรุง ระบบบัญชี และเอกสารให้เหมาะสม ซึ่งการปรับปรุง จะต้องมีการกระทำร่วมกับ ผู้ใช้ข้อมูลหรือผู้ปฎิบัติงาน

10) ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรจะมีการประเมินความเสี่ยงที่สามารถยอมรับได้ ของการบกพร่องต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น ว่าสามารถรับได้ที่จุดใด เมื่อเทียบกับ การลงทุนที่จะเกิดขึ้นรวมถึงความพึงพอใจจากลูกค้า ที่สามารถได้รับบริการ ที่เร็วขึ้น และการทำงานได้อย่างรวดเร็วของพนักงานภายในกิจการ ถ้าประเมินแล้ว มีความเสี่ยงมากกว่าที่ยอมรับได้อาจจะต้องมีการปรับปรุงแก้ไขระบบบัญชีและ การควบคุมภายใน ใหม่