สำหรับงานบัญชีนั้น เอกสารรายการค้าต่างๆ ที่ใช้ประกอบการบันทึก ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ ยิ่งในทางภาษีแล้วถือว่าสำคัญเป็นที่สุด เพื่อที่จะทำให้สรรพากรยอมรับได้ ปกติแล้วรายการค้าที่เกิดขึ้นมักจะมีเอกสารหลักฐานการทางการเงิน เช่น บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น

      แต่ก็มีรายการบางประเภท ที่มักจะสร้างปัญหาให้แก่ผู้ประกอบการ นั่นคือ "ค่าพาหนะ" เพราะค่าพาหนะมีทั้งประเภทมีหลักฐานการจ่ายเงินและไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ทำให้เกิดปัญหาในการส่งมอบเอกสารให้แก่ผู้ทำบัญชี เพื่อนำไปบันทึกบัญชี ค่าพาหนะเมื่อมีการจ่ายเงินมักจะมีหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น

    ค่าพาหนะ หลักฐานการจ่ายเงิน
    1. รถเมล์ ตั๋วรถเมล์
    2. เรือข้ามฟาก ตั๋วข้ามฟาก (แต่บางแห่งไม่มีหลักฐาน)
    3. รถไฟฟ้า ใบกำกับภาษี
    4. รถไฟ ตั๋วรถไฟ
    5. รถโดยสารขนส่งระหว่างจังหวัด ตั๋วรถโดยสาร
    6. เครื่องบิน ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี

    และบางประเภทก็ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
    1. ค่ารถแท็กซี่
    2. ค่ารถจักรยานยนต์รับจ้าง
    3. รถตู้โดยสาร

      แต่ถึงแม้บางประเภทจะมีหลักฐานก็ตาม แต่ก็เป็นหลักฐานที่ไม่ถูกต้องตามกฎเกณฑ์ทางภาษี ซึ่งก็เป็นภาระหน้าที่ ที่ผู้ประกอบการ และผู้ทำบัญชี ที่เมื่อมีการจ่ายค่าใช้จ่ายไป ต้องหาทางพิสูจน์ให้ได้ว่า กิจการได้จ่ายไปจริง

      แล้วควรต้องทำอย่างไรกับ "ค่าพาหนะ" ที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน แต่เป็นรายจ่ายที่ผู้ประกอบการได้จ่ายไปจริงๆ และก็เป็นรายจ่ายที่ได้จ่ายไปเพื่อการประกอบกิจการ… ทำอย่างไรผู้ประกอบการจึงจะนำไปเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ ไม่ต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร

      ในทางปฏิบัติ ผู้ประกอบการคงทราบแล้วว่า ค่าพาหนะดังกล่าวข้างต้นนั้นไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน .... ดังนั้นผู้ประกอบการจำเป็นต้องใช้เอกสารภายในที่จัดทำขึ้นเอง แทนหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น

    1. ใบเบิกเงิน
    2. ใบสำคัญจ่าย
    3. ใบขออนุมัติ

      โดยเอกสารดังกล่าวจะต้องมีองค์ประกอบอย่างน้อย 3 ข้อดังนี้

    1. ระบุวัตถุประสงค์ในการเดินทาง เช่น นำสินค้าไปส่งให้ลูกค้า นำเงินไปฝากธนาคาร ไปเสียภาษีที่เขต ฯลฯ
    2. รายละเอียดการเดินทาง ระบุต้นทาง ปลายทาง เช่น
      2.1 ขาไป: บริษัทไปธนาคารไทยพาณิชย์สำนักชิดลม 180 บาท
      2.2 ขากลับ: จากธนาคารไทยพาณิชย์สำนักชิดลมกลับบริษัท 200 บาท
    รวมเงิน 380 บาท
    3. ต้องได้รับการอนุมัติ (ลายเซ็น)จากผู้มีอำนาจอนุมัติหรือตัวแทนผู้รับมอบอำนาจ

      สำหรับหลักฐานการจ่ายเงินที่จะทำให้สรรพากรยอมรับ ให้เป็นรายจ่ายได้คำนวณกำไรสุทธิ ผู้ประกอบการควรต้องให้ความร่วมมือ กับผู้จัดทำบัญชีเพื่อจัดทำรายละเอียดการจ่ายให้ครบถ้วน

      ในกรณีของค่าพาหนะที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงินนี้ ผู้ประกอบการอาจเลือกวิธีการหนึ่งวิธีการใดดังต่อไปนี้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินได้อีกเช่นกัน

    1. ทำใบรับเงินให้ผู้รับเงินเซ็นรับเงินพร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
    2. จ่ายเช็คขีดคร่อม A/C Payee Only โดยทำสำเนาแนบใบสำคัญจ่าย
    3. โอนเงินเข้าบัญชีของผู้รับเงิน นำสำเนาใบโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร (Pay-in) เป็นหลักฐานพร้อมใบสำคัญจ่าย

      หรือนำกรณีข้อ 1 ใช้ร่วมกับข้อ 2 หรือจะใช้เอกสารในข้อ 1 ใช้ร่วมกับข้อ 3 ก็ถือเป็นหลักฐานการจ่ายเงินที่พิสูจน์ได้ว่าผู้รับมีตัวตนจริง ถือเป็นรายจ่ายได้ไม่ต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร

เชื่อเถอะ......คุ้ม