กระบวนการและเทคนิคในการจัดนิทรรศการ

ขั้นตอนและกระบวนการในการจัดนิทรรศการ

1.         ขั้นวางแผนการก่อนการจัดนิทรรศการ

1.1      กำหนดหรือทำความเข้าใจในวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน (Define Objective)

กำหนดหรือทำความเข้าใจในวัตถุประสงค์อย่างถูกต้องชัดเจนเป็นสิ่งที่จะนำไปสู่การดำเนินการในขั้นอื่น ๆ ต่อไปอย่างชัดเจนเช่นกัน การกำหนดหรือทำความเข้าใจวัตถุประสงค์นั้น  สามารถพิจารณาได้จากทั้งชื่อ และพิจารณาจากวัตถุประสงค์ แล้วแต่กรณี หากยึดถือวัตถุประสงค์ให้พิจารณาวัตถุประสงค์หลักว่าเป็นการจัดบนวัตถุประสงค์ใด เช่น เพื่อการประชาสัมพันธ์ เพื่อการให้การศึกษา หรือเพื่อการค้า  แต่หากการจัดมิได้กำหนดวัตถุประสงค์หลัก จะต้องจัดขึ้นด้วยเหตุผลที่ไม่ชัดเจนแต่มีการกำหนดชื่อของนิทรรศการขึ้นมาก่อน เราสามารถใช้ชื่อนิทรรศการนั้นมาเป็นแนวทางในการทำความเข้าใจได้ เช่น หน่วยงานของเราจะต้องจัดนิทรรศการร่วมกับหน่วยงานอื่น ภายใต้ชื่อนิทรรศการที่จัดขึ้นว่าว่า มหกรรมอินเตอร์เน็ต หรือ นิทรรศการหัตถกรรมพื้นบ้าน เป็นต้น กรณีดังกล่าวเป็นสิ่งที่ผู้ได้รับมอบหมายจะต้องทำความเข้าใจและกำหนดวัตถุประสงค์ออกมาให้สอดคล้องกับนิทรรศการในส่วนของตน ซึ่งอาจกำหนดต่อไปได้ว่า หน่วยงานของตนจะจัดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ใดภายใต้หัวข้อ หรือชื่อของนิทรรศการนั้น ๆ

1.2      การวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมาย (Target Group Analysis)

การวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมายหรือผู้เข้ารับชมนิทรรศการเป็นวิธีการหนึ่งที่ช่วยให้นิทรรศการประสบความสำเร็จ เพราะจะทำให้เราทราบว่าควรจะจัดเนื้อหาในระดับใด มากน้อยเพียงใด สามารถคัดเลือก สื่อ วัสดุ อุปกรณ์ที่เหมาะสม ตลอดจนการจัดองค์ประกอบต่าง ๆ ในนิทรรศการของเรา โดยทั่วไปสามารถวิเคราะห์โดยพิจารณาจากข้อมูลต่อไปนี้ คือ

ลักษณะทั่วไป (Demographic)

พิจารณาว่า เพศใด,ช่วงอายุ, ระดับการศึกษา, รายได้, หน้าที่การงาน, ภูมิลำเนา

ลักษณะทางจิตวิทยา (Psychographics)

พิจารณาจากบุคลิก, การดำเนินชีวิต, ความเป็นอยู่, ทัศนคติ

ผลการวิจัย (Research data)

                        กรณีนี้เป็นการวิเคราะห์อย่างละเอียดถี่ถ้วนเพราะต้องการเน้นคุณภาพของการจัด

นิทรรศการ

                        ในการวิเคราะห์กลุ่มผู้ชมหากเราสามารถกำหนดกลุ่มผู้ชมได้ชัดเจนมากเพียงใดจะยิ่งเป็นประโยชน์ต่อการทำงานขั้นต่อไปมากยิ่งขึ้น กล่าวคือ เนื้อหาจะชัดเจนทั้งในด้านปริมาณ ความยากง่าย หรือสามารถสื่อจะมีความเหมาะสมกับลักษณะผู้ชม เป็นต้น

1.3      กำหนดเนื้อหา และวิธีการนำเสนอ (Content Analysis and Presentation Technique)

กำหนดเนื้อหาเป็นเสมือนการกำหนดขอบเขตและปริมาณของเนื้อหาซึ่งจะนำไปสู่การกำหนดวิธีการนำเสนอ และวัสดุ อุปกรณ์ เครื่องมือ ตลอดจนบุคลากรและงบประมาณ ซึ่งจะนำเอาผลของการวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมายมาเป็นเกณฑ์ เพราะถ้าทราบว่าผู้ที่จะเข้าชมมีพื้นความรู้เพียงใดเราก็สามารถคัดเลือกเนื้อหาที่เหมาะสม ไม่ง่ายเกินไปจนไม่น่าสนใจ หรือสลับซับซ้อนจนน่าเบื่อ หรือพิจารณาเลือกสื่อที่สามารถถ่ายทอดเนื้อหาเหมาะสม ดึงดูดใจ และสื่อสารกับผู้ชมได้ชัดเจน เช่น หากเป็นเด็กประถมควรที่จะมีสิ่งเร้าใจสูง ๆ มีเสียง มีการเคลื่อนไหว สามารถจับต้อง หรือเราร่วมในสื่อนั้น ๆ ได้ด้วย หรือกรณีนิทรรศการทางวิชาการ เช่น นิทรรศการผลการวิจัยทางทะเล ผู้ชมก็จะเป็นนักศึกษาระดับปริญญา นักวิจัย นักวิทยาศาสตร์ทางทะเล ซึ่งจะมีพื้นฐานการศึกษาที่ดี มากกว่าจะเป็นชาวประมง และจะต้องมีความมุ่งหมายที่แสวงหาความรู้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อนำไปใช้ในหน้าที่การงาน วิชาชีพของตน ดังนั้นเนื้อหาต้องเข้มข้น ถูกต้อง แม่นยำ ในขณะที่สื่อประกอบอาจจะไม่จำเป็นต้องเน้นหนัก สามารถใช้เพียงภาพถ่ายประกอบ หรืองานกราฟิกประกอบ เช่น แผนภูมิ แผนสถิติ ก็พอเพียง  จากที่กล่าวมานั้นเราจะพบว่านิทรรศการบางนิทรรศการจะมีเพียงคนบางกลุ่มเท่านั้นที่เข้ารับชม และคนกลุ่มดังกล่าวจะมุ่งเน้นการแสวงหาข้อมูลอย่างจริงจัง

1.4      วางแผนกำหนดผู้รับผิดชอบ (Staff and crew)

สำหรับผู้บริหารงาน หรือผู้รับผิดชอบจัดนิทรรศการ (Organizer) จะต้องให้ความสำคัญบุคลากรหรือทีมงาน โดยต้องคัดเลือกบุคคลที่เหมาะสม ไม่มากเกินไป หรือน้อยเกินไป แต่ต้องพิจารณาตามความจำเป็นของภาระงาน  บุคลากรที่สำคัญ ๆ ในการจัดนิทรรศการที่พบเห็นเสมอ คือ

ฝ่ายบริหารและประสานงาน รับผิดชอบในการวางแผน จัดการและบริหารงานนิทรรศการให้ไปสู่วัตถุประสงค์ของการจัด รวมทั้งประสานการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ให้สามารถดำเนินงานไปพร้อม ๆ กับอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

ฝ่ายวิชาการ เป็นฝ่ายที่ต้องจัดหา รวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่จำเป็นและต้องใช้ในการจัดนิทรรศการ เช่น คำบรรยาย คำอธิบาย  สื่อต่าง ๆ จัดเตรียมเพื่อให้ฝ่ายศิลปกรรมไปออกแบบให้เหมาะสม จัดเตรียมและฝึกฝนบุคลากรที่จะต้องทำหน้าที่บรรยาย สาธิต  แนะนำ นำชมหรือจัดทำเอกสารประกอบ

ฝ่ายศิลปกรรม รับผิดชอบผลิตงานที่เกี่ยวข้องกับงานกราฟิก การออกแบบ งานตกแต่ง และงานผลิตสื่อเป็นต้น

ฝ่ายช่างหรือฝ่ายโยธา เป็นฝ่ายสนับสนุนและร่วมรับผลิตกับฝ่ายศิลปกรรม มีทั้งงานโครงสร้าง งานไม้ งานไฟฟ้า งานอิเล็กทรอนิกส์ งานโสตทัศนูปกรณ์ เป็นต้น

ฝ่ายการเงิน ดูแลและติดตามการเบิกจ่ายเงินที่ใช้ในการดำเนินการของฝ่ายต่าง ๆ

ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ทำหน้าที่ประชาสัมพันธ์งานให้ตรงกลุ่มเป้าหมาย ทั้งก่อนและระหว่าง

ฝ่ายประเมินผล จะต้องทำการประเมินผลนิทรรศการและประเมินการจัดเพื่อเป็นข้อมูลในการพัฒนาต่อไป

1.3 กำหนดงบประมาณ (Budget)

            ขั้นนี้จะเกิดขึ้นใน 2 ลักษณะ คือ เมื่อมีการกำหนดบุคลากรฝ่ายต่าง ๆ และภาระงานแล้ว แต่ละฝ่ายจะต้องประมาณการค่าใช้จ่ายของตนเพื่อจะได้พิจารณาความเหมาะสมจำเป็นและรวบรวมเป็นงบประมาณที่ชัดเจน  แต่ในอีกลักษณะหนึ่งนั้น หากมีการกำหนดวงเงินงบประมาณไว้แล้ว การจัดสรรจะเป็นหน้าที่ของผู้บริหารนิทรรศการจะต้องพิจารณาตัดสินและจัดสรรงบประมาณลงไปให้แต่และฝ่าย

2.ขั้นเตรียมการและดำเนินการจัดนิทรรศการ

1.1   ออกแบบสถานที่ การออกแบบสถานเป็นการกำหนดการจัดวางวัสดุอุปกรณ์ สื่อ ในขนาดและบริเวณขนาดพื้นที่สำหรับที่จัดนิทรรศการ  การออกแบบจะกระทำได้ดีเมื่อทราบว่ามีขนาดพื้นที่เท่าใด สภาพของพื้นที่ในการจัดงานเป็นเช่นไร ในอาคารหรือนอกอาคาร มีเงื่อนไขสนับสนุนอะไรบ้าง เช่น ไฟฟ้า ลิฟต์ โต๊ะ บอร์ด ชั้นหรือสิ่งของอื่นๆ ที่มีอยู่แล้ว จากนั้นจัดทำแบบร่าง Floor Plan เพื่อแบ่งพื้นที่เป็นส่วนต่าง ๆ  กำหนดรูปแบบพื้นที่ภายในการเชื่อมโยง ทิศทางการเดินเข้าออก โดยมุ่งเน้นให้ไม่แออัดเกินไป สร้างความต่อเนื่องในการนำเสนอ กำหนดวัสดุอุปกรณ์ประกอบ เช่น ตู้  โต๊ะ  บอร์ด  ที่ใช้จัดวาง หรือติดตั้งสื่อต่าง ๆ รวมทั้งส่วนประกอบที่ช่วยตกแต่งให้มีความสวยงาม (decorating Material) เช่น ต้นไม้ รูปปั้น ผ้า โบว์  ริบบิ้น เป็นต้น

2.2 เตรียมวัสดุ อุปกรณ์ และเครื่องมือ

2.3 จัดหา และผลิตสื่อประกอบการจัดนิทรรศการ

2.4 การบรรจุและเคลื่อนย้าย และติดตั้ง

3.ขั้นหลังการจัดนิทรรศการ

3.1 การวางแผนและเตรียมการเก็บรื้อถอน

3.2 การประเมินผล