ถนนสายนี้ไม่มีเธอ

ตอนที่ 8

"การทำงานเป็นทีม และ การประสานงาน" 

(ต่อจาก ตอนที่ 7 http://www.oknation.net/blog/pimahn2/2008/05/07/entry-1)

ช่วงบ่ายวันศุกร์ โสภา  ชบา  สุนีย์  วรรณา และ พรพรรณ  เข้าไปนั่งรอธนันท์อยู่ในห้องประชุม ทุกคนตื่นเต้นดีใจที่จะได้ช่วยกันแสดงความคิดเห็นในเรื่องวิธีการแก้ปัญหาในงานที่แต่ละคนทำอยู่   

เมื่อเห็นธนันท์ก้าวเข้าห้องประชุมมา  ชบา คนขี้เล่นที่สุดในกลุ่มก็กล่าวทักทายธนันท์อย่างล้อเล่นว่า

"โห...พี่  พวกหนูมารอพี่ตั้งนานแล้ว  พี่มัวไปหล่ออยู่หรือไง ถึงได้มาช้าจัง"

ธนันท์ไม่เคยเจอใครมาพูดล้อเล่นแบบนี้  ก็ไม่ทันได้เตรียมใจตั้งรับไว้  เลือดฉีดจนร้อนวูบวาบไปทั้งหน้า  เขาเผลอกัดริมฝีปากตัวเองเบาๆ  เมินหน้าไปทางอื่น ไม่สบตากับชบา ท้ังเสแสร้งทำเป็นว่า ไม่ได้ยินประโยคนี้

ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการคนใหม่ของบริษัท  เดินไปนั่งลงที่เก้าอื้ด้านหน้าสุดของห้องประชุม   หลังจากสงบสติอารมณ์ได้แล้ว เขาก็นึกขำ เหลือบสายตาลงต่ำ มองเอกสารในมือ แล้วก็ยิ้มกับตัวเอง

ลูกน้องทั้งห้าคน เมื่อเห็นกิริยาแบบนั้นของธนันท์ก็รู้ว่า เขาคงรู้สึกเก้อเขิน  ที่ชบาไปพูดหยอกล้อเขา  ต่างก็กลั้นหัวเราะกัน  

ธนันท์หันไปมองสบตากับลูกน้องทีละคน แล้วก็อดที่จะยิ้มตอบไม่ได้ แล้วเขาก็พูดขึ้นว่า

"สวัสดีครับ   ผมต้องขอโทษด้วยที่มาช้าไปห้านาที   แต่สำหรับคนที่รอแล้ว  เพียงห้านาทีก็อาจรู้สึกเหมือนครึ่งชั่วโมงสินะ   พวกเราได้รับเอกสารที่แจกให้แล้วตั้งแต่เมื่อวาน  คงได้อ่านกันมาเรียบร้อยแล้วสิครับ   ถ้ามีคำถาม  หรือไม่เข้าใจอะไร  ถามผมได้ตามสบาย   ไม่ต้องเกรงใจ   หรือถ้าใครอยากแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติม    ผมยินดีนะครับ   ขอเริ่มจากภาก่อนละกัน"

โสภาจ้องมองธนันท์พูด ตาไม่กระพริบอยู่แล้ว นึกชื่นชมที่ธนันท์ถ่อมตัวและกล่าวขอโทษที่เขามาช้าไปเพียงห้านาที  มิหนำซ้ำ ยังเหน็บแนมเล็กน้อยว่า  สำหรับคนที่รอนั้น ห้านาทีก็เหมือนครึ่งชั่วโมง  แล้วเธอก็พูดว่า

"หนูอ่านแล้วเข้าใจค่ะพี่  แต่ว่า   ปัญหาการถอนคืนเงินภาษีนั้น  หนูได้พยายามแล้ว  แต่ก็ไม่มีทางทำได้หรอกค่ะ   เอาไว้พี่ไปกรมศุลกากรเองดีกว่า  แล้วพี่จะรู้"

ธนันท์รู้ว่าโสภาไม่เข้าใจในสิ่งที่เธออ่านไป   เพราะเธอยังยึดติดกับความคิดของตัวเองอยู่  เขาจึงตอบไปว่า

"ที่เราถอนคืนเงินภาษีไม่ได้เพราะ  ระบบการเก็บข้อมูลและติดตามข้อมูลของเราไม่ดีพอ   ทุกครั้งที่มีการนำเข้าวัตถุดิบ   ไม่ว่าจะเป็นนำเข้าแบบได้ยกเว้นภาษีนำเข้าตามสิทธิประโยชน์บีโอไอ  หรือแบบขอคืนอากร   ไม่มีคนบันทึกข้อมูลและติดตามข้อมูล   เมื่อวัตถุดิบนั้นได้นำไปผลิตเป็นสินค้าแล้ว   ส่งออกไปแล้ว   ฝ่ายส่งออกกับฝ่ายนำเข้าไม่ได้ประสานงานกันในจุดนี้  ทำให้ภาไม่สามารถรวบรวมเอกสารเพื่อไปขอคืนอากรได้.....

ต่อเมื่อหนังสือค้ำประกันหมดอายุ หกเดือนแล้ว  ทางธนาคารทวงถามมานั่นแหละ  พวกเราถึงได้รู้ว่า ต้องไปถอนหนังสือค้ำประกันธนาคารจากกรมศุลกากร   ทั้งๆที่  ถ้าเรามีการติดตามงานตั้งแต่วันนำเข้า  ถึงวันส่งออก  เราเองจะไปยื่นขอคืนภาษีเอง หลังจากที่มีการส่งออกไปแล้วโดยที่ไม่ต้องรอจนธนาคารทวงถามมา"

โสภา  ชบา  สุนีย์  วรรณา และ พรพรรณ นั่งทำตาปริบๆ   จริงสินะ  การประสานงานกันไม่ดี  เพราะแต่ละคนไม่รู้ว่างานที่ตนเองทำอยู่  มีผลกระทบเกี่ยวพันกับอีกฝ่ายหนึ่งด้วย   แต่ละคนมีข้อมูลอะไร  ก็ไม่ได้ส่งต่อให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง  ทำให้การติดตามงาน ไม่เป็นไปอย่างต่อเนื่อง

โสภาคิดตามธนันท์ไปด้วย  แต่ก็ยังมีข้อสงสัยเพิ่มเติม เธอจึงพูดขึ้นว่า

"พี่คะ  ต่อให้เรามีข้อมูลพร้อม  แต่ถ้าเจ้าหน้าที่ศุลกากรตุกติก   เราก็คืนภาษีไม่ได้อยู่ดี"

ธนันท์ไม่เคยสัมผัสการทำงานของเจ้าหน้าที่ศุลกากรมาก่อน  เขาฟังโสภาพูดแล้วก็ไม่แน่ใจนัก

"งั้น  ผมจะไปกับภาด้วยนะ คราวหน้าเราจะไปยื่นขอคืนอากรด้วยกันสักสองสามครั้ง  แล้วผมจะปล่อยให้ภาทำคนเดียวต่อ"

โสภายิ้ม  เธอนึกในใจว่า  อยากดูน้ำหน้านัก  ถ้าธนันท์ไปเจอเจ้าหน้าที่ศุลกากรที่ไม่เคยอยู่ที่โต๊ะของตัวเองเลย ธนันท์จะทำอย่างไร   และถ้าเจอถ้อยคำที่ตุกติก  ธนันท์จะจัดการอย่างไร

สุนีย์ฟังอยู่นานแล้ว  และเป็นคนหัวไว เธออยากร่วมแสดงความคิดเห็นบ้าง

"พี่คะ หนูนึกภาพออกเลยค่ะ ที่พี่พูดมาทั้งหมด เมื่อก่อนนี้หนูไม่รู้จริงๆค่ะ  ว่าสาเหตุของความยุ่งยากทั้งหลาย เป็นเพราะหนูไม่ได้ส่งข้อมูลการส่งออกให้ฝ่ายนำเข้า  ต่อไปหนูจะทำสำเนาอินวอยส์ให้กับฝ่ายนำเข้าด้วยนะคะ   ไม่ใช่ส่งให้แต่ฝ่ายบัญชีเท่านั้น"

"ส่วนปัญหาที่ว่า  เราส่งของล่าช้าให้ลูกค้า  ปัญหานี้  เราต้องประสานงานกับฝ่ายผลิต  หนูเข้าใจแล้วค่ะ   ต่อไปนี้หนูจะแวะไปตามงานกับฝ่ายผลิตบ่อยๆ  ให้เขาผลิตให้ทันกำหนดวันส่งสินค้า   ส่วนเรื่องการสื่อสารระหว่างลูกค้าต่างประเทศ  หนูขอให้พี่ทำแฟกซ์ให้นะคะ  อีกหน่อยหนูก็ใช้สำนวนที่พี่เคยแจ้งลูกค้าซ้ำไปซ้ำมา  หนูก็คงเขียนภาษาอังกฤษเองได้ค่ะ  โดยเอาแฟกซ์ของพี่เป็นแม่แบบ"

ธนันท์อดยิ้มไม่ได้  สุนีย์เป็นคนหัวไว  เธออ่านวิธีการแก้ไขปัญหาที่ธนันท์เขียนอย่างเข้าใจ  และยิ่งมาฟังซ้ำอีก  เธอก็มีความเข้าใจได้มากขึ้น

"ดีมากครับสุนีย์"  ธนันท์พูดสั้นๆ   แล้วหันไปมองวรรณา  ซึ่งเป็นคนวางแผนการใช้วัตถุดิบ  สำหรับธนันท์แล้ว  งานของลูกน้องทั้งห้าคนนี้  ดูเหมือนว่า  ฝ่ายวางแผนจะเป็นงานที่น่าเป็นห่วงมากที่สุด

วรรณารู้ว่าถึงคิวตัวเองที่จะต้องพูดแล้ว  

"ค่ะพี่  วรรณก็เข้าใจนะ  ที่พี่เขียนวิธีแก้ปัญหาไว้ให้  วรรณอ่านกลับไปกลับมาหลายรอบแล้วค่ะ   นี่ถ้าเรามีซอฟท์แวร์ MRP (Material Requirements Planning) มาใช้ในการวางแผนและควบคุมการใช้วัตถุดิบ เพื่อให้การผลิตและส่งออกเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ  ส่งสินค้าได้ตรงเวลาและมีวัตถุดิบพอดีสำหรับการผลิต  งานของวรรณคงเบากว่านี้เยอะเลยค่ะพี่  ก็อย่างที่พี่ว่านั่นแหละค่ะ  ซอฟท์แวร์ตัวนี้ ราคาตั้งแต่ 5-40 ล้านบาท  บริษัทคงไม่ลงทุนซื้อมาหรอกค่ะ  ใช้ๆไป ก็ต้องอัพเกรดซอฟท์แวร์กันอยู่เรื่อย และมีค่าบริการรายเดือนอีก   เราคงจ่ายไม่ไหวนะคะ"

ธนันท์ก็กล่าวเสริมต่อไปอีกว่า

"ใช่ครับ  ถ้าเรามีงบซื้อซอฟท์แวร์มาใช้  งานวางแผนการใช้วัตถุดิบ จะง่ายกว่านี้เยอะ  แต่ในเมื่อเราต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเรา  ต่อไปนี้วรรณคงต้องไปประสานงานกับฝ่ายผลิต   ฝ่ายนำเข้า  ฝ่ายคลังสินค้า  ฝ่ายส่งออก และ ฝ่ายบัญชีการเงิน   งานของฝ่ายวางแผน  เป็นงานที่ต้องสัมพันธ์กับหลายๆฝ่าย  ต้องมีข้อมูลช่วยในการตัดสินใจ...

วรรณคงต้องทำตารางวางแผนการซื้อวัตถุดิบเป็นรายวันไป   เพื่อควบคุมติดตาม   ว่าเรามีวัตถุดิบเพียงพอให้ฝ่ายผลิต    สิ่งที่ต้องรู้ก่อนสิ่งใดคือ  กำหนดการส่งมอบสินค้าจากผู้ขาย   เช่น  ถ้าส่งมอบสินค้าได้ภายในวันเดียว  อย่างนี้ก็ง่ายครับ  เราไม่ต้องเก็บสต๊อคเยอะ    แต่ถ้าส่งมอบสินค้าได้ภายใน 7 วัน  หรือมากกว่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง วัตถุดิบที่ต้องนำเข้าจากต่างประเทศ    ตรงนี้เราต้องวางแผนการสั่งซื้อให้ดีๆ  เพราะถ้าพลาด  เราอาจมีวัตถุดิบมากเกินไป  หรือ น้อยเกินไป...

การมีวัตถุดิบแต่ละรายการมากเกินไป   ก็มีผลเสียหลายอย่าง เช่น  ทุนจมไปกับวัตถุดิบ   เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ    หรือ  กว่าจะใช้วัตถุดิบหมด  ก็อาจเก่าจนเสื่อมสภาพเสียก่อน...

ในรายละเอียด  วิธีการวางแผนและควบคุมปริมาณการใช้วัตถุดิบเพื่อการผลิตนี้   ผมคงต้องร่วมทำงานกับวรรณอย่างใกล้ชิดในช่วงแรกๆ  จนกว่าวรรณจะแก้ปัญหาทุกอย่างได้  งานวางแผนฯเป็นงานที่ซับซ้อนที่สุด ที่ผมเป็นห่วงมากที่สุด"

โสภา  ชบา  สุนีย์  วรรณา และ พรพรรณ  ได้ฟังธนันท์อธิบายขยายความเพิ่มเติมแล้ว  ก็รู้สึกทึ่งที่เขาสามารถเข้าใจงานได้อย่างรวดเร็ว  แม้จะเพิ่งมารับตำแหน่งได้เพียงไม่กี่วันเท่านั้น    พวกเธอทำงานมาเกือบห้าปีแล้ว   ยังไม่สามารถมองภาพรวมของงาน  และวงจรของงานทั้งหมดได้เลย   ปัญหาต่างๆก็ยืดเยื้อเรื้อรังมานาน    เวลาเข้าประชุมกัน  ก็โยนความผิดให้คนนั้นบ้าง  คนนี้บ้าง   ไม่มีใครหาหนทางแก้ไขปัญหาได้อย่างถูกวิธี

มีหัวหน้างานที่เป็นแม่แบบที่ดี  ให้คำปรึกษาได้ดีอย่างนี้  พวกเธอคงได้เรียนรู้วิธีการทำงานอย่างถูกต้องเสียที  ไม่ต้องลองผิด ลองถูกอีกต่อไป

ลูกน้องทั้งห้าคน ประทับใจในตัวหัวหน้างานคนใหม่เป็นอย่างมาก   เกิดความกระตือรือล้นอยากเรียนรู้งานจากธนันท์ให้มากที่สุด เพื่อความเจริญก้าวหน้าของตนเอง

ธนันท์เห็นทุกคนเงียบกริบ  ได้แต่จ้องหน้าเขาแล้วไม่เสนอความคิดเห็นใดๆอีก  เขาจึงกล่าวต่อไปว่า

"ส่วนปัญหาของ   ฝ่ายจัดซื้อ และ คลังสินค้า   ผมคิดว่า เราต้องจัดระบบ   และทำแบบฟอร์มใบขอซื้อสินค้า   และ ใบขอเบิกสินค้าขึ้นมาใหม่    ทุกอย่างนั้นต้องผ่านการอนุมัติจากหัวหน้างานแต่ละฝ่ายก่อน  จึงจะนำใบคำขอนั้นมาให้เราดำเนินการต่อไป...

รายละเอียดในใบขอซื้อ  ต้องระบุชัดเจน    ว่าเป็นสินค้าอะไร   รุ่นไหน  จำนวนเท่าไร  เอามาใช้ทำอะไร   ราคาโดยประมาณเท่าไร     แนะนำให้ซื้อจากผู้ขายรายใดบ้าง   อย่างน้อยสามราย   กำหนดวันที่ต้องการใช้งาน   จะเอาของเมื่อไร     เมื่อชบาได้ใบขอซื้อนี้แล้ว ก็ส่งต่อให้ผมและคุณสันติอนุมัติการจัดซื้อ    ถ้าคุณสันติไม่อนุมัติ   ชบาต้องไปคุยกับผู้ขอซื้ออีกที   ว่าทำไมไม่อนุมัติ  และเขาจะทำอย่างไรต่อไป    แต่ถ้าคุณสันติอนุมัติแล้ว ชบาก็ต้องสืบราคา  ทำการสั่งซื้อ  และเมื่อสินค้าส่งมาที่บริษัท  เราต้องไปตามผู้ขอซื้อมาตรวจรับสินค้า   ถ้าทำได้อย่างนี้แล้ว  ปัญหาที่เคยมี ก็หมดไป....

ปัญหาของพรพรรณก็เช่นกัน   ต่อไปนี้  การเบิกของออกจากคลังสินค้า  จะไม่มีการทำด้วยวาจา   ทุกคนที่มาเบิกของ  ต้องนำใบเบิกของที่มีลายเซ็นอนุมัติจากหัวหน้างานมาด้วย     และเราต้องเก็บแฟ้มใบเบิกของนี้เป็นหลักฐานในการตัดสต๊อค    จำนวนสินค้าที่รับมา  ต้องเท่ากับจำนวนสินค้าที่จ่ายออกไป   รวมกับจำนวนสินค้าที่เหลือในสต๊อค....

แล้วถ้ามีวัตถุดิบเข้ามา   เราตรวจรับสินค้าแล้วได้ไม่ครบจำนวน     แต่เรามีความจำเป็นต้องใช้วัตถุดิบเพื่อการผลิตในวันนั้น    ถ้าเราไม่รับสินค้า  จะมีผลกระทบตามมา ทำให้ฝ่ายผลิตทำงานต่อไม่ได้  เราก็ต้องเซ็นรับสินค้าไว้   ตามจำนวนที่เรานับได้ และให้ผู้ส่งสินค้าเป็นพยานเซ็นชื่อรับรองไว้ด้วย   อย่าปฏิเสธการรับของ...

เรื่องจำนวนสินค้าที่ขาดไป    ก็ให้่่ฝ่ายจัดซื้อติดตามงานต่อ  จนกว่าผู้ขายจะส่งของมาให้ครบตามจำนวน"

พรพรรณอยากจะพูดขึ้นบ้าง

"พี่รู้ไหม  พวกเราไม่เคยมีใครมาให้คำปรึกษา และแก้ปัญหาให้พวกเราเลย

เพิ่งมีพี่นี่แหละ ที่ช่วยพวกเราคิดแก้ไขปัญหา    ส่วนมากแล้ว  เวลาเข้าประชุมบริษัทกัน  ก็จะมีแต่คนตำหนิเรา  เอาเรื่องมาฟ้องกันในที่ประชุม     แต่ไม่มีใครเสนอวิธีแก้ปัญหาให้เราเลย   หนูเข้าประชุมทีไร  เครียดทุกที"

ธนันท์พยักหน้าเล็กน้อย  แล้วพูดขึ้นว่า

"เราคงต้องทำงานใกล้ชิดกันมากขึ้น   ทุกคนมีข้อมูลอะไรแล้ว ต้องส่งต่อให้อีกคนหนึ่งได้รับรู้ด้วย  เพื่อเป็นการประสานงานกัน    และติดตามงานต่อ   อย่าคิดว่าเราทำงานคนเดียว  แต่เราทำงานเป็นทีม    งานจะสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี   ถ้าทุกคนร่วมมือร่วมใจกัน   ผลงานที่ออกมานั้น  คือผลงานของพวกเราทุกคน"

หลังจากได้ซักซ้อมทำความเข้าใจกับวิธีการแก้ปัญหาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว  ธนันท์คงต้องติดตามผลด้วย  ว่าลูกน้องแต่ละคน  ได้ทำอะไรไปแล้วบ้าง ถึงไหนแล้ว  และยังคงมีปัญหาอะไรอยู่อีกไหม

วงเงิน 113 ล้านบาท ที่ต้องถอนหนังสือค้ำประกันธนาคารออกมาให้ได้   ภายในห้าเดือนนี้ ธนันท์จะต้องไปเจอปัญหาและอุปสรรคอะไรบ้าง กับเจ้าหน้าที่ศุลกากร   เขาจะสามารถขอคืนภาษีอากรทั้งหมดนี้ภายในห้าเดือนได้หรือไม่ อย่างไร

-----------------------------------------

(ต่อ ตอนที่ 9 http://www.oknation.net/blog/pimahn2/2008/05/12/entry-1)